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Praktische Unterlagen-Checkliste

Unterlagen für die WEG-Jahresabrechnung: Checkliste

Diese Checkliste hilft Ihnen, Unterlagen für Jahresabrechnung, Einzelabrechnungen, Wirtschaftsplan und Vermögensbericht strukturiert vorzubereiten. Sie zeigt, welche Dokumente regelmäßig benötigt werden und welche Angaben nur bei besonderen Sachverhalten relevant sind.

Abrechnungspaket anfragen WEG-Abrechnung erklärt

Die eigentliche Unterlagenübergabe erfolgt erst über den vereinbarten digitalen Zugang.

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Welche Frage beantwortet welche Unterlage?

Für eine nachvollziehbare Abrechnung müssen Unterlagen nicht nur vollständig vorliegen. Sie müssen auch zusammen erklären, was im Abrechnungsjahr geschehen ist, wofür Zahlungen erfolgt sind und nach welcher Grundlage Kosten einzelnen Einheiten zugeordnet werden.

  1. Welcher Zeitraum und welche Einheiten sind betroffen?

    WEG-Bezeichnung, Abrechnungszeitraum, Einheitenübersicht, Eigentümerzuordnung und Eigentümerwechsel.

  2. Welche Geldbewegungen sind tatsächlich erfolgt?

    Vollständige Kontoauszüge aller WEG-Konten, Vorschüsse, Umbuchungen und Rücklagenbewegungen.

  3. Wofür wurden Einnahmen oder Ausgaben gebucht?

    Rechnungen, Zahlungsbelege, Verträge, Versicherungsunterlagen und Gutschriften.

  4. Nach welcher Grundlage werden Kosten verteilt?

    Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Beschlüsse, Verteilerschlüssel und gegebenenfalls Verbrauchswerte.

  5. Was erklärt Abweichungen oder Entwicklungen?

    Vorjahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Rücklagenübersichten, Sonderumlagen und bekannte Maßnahmen.

Checkliste

Basisunterlagen für das Abrechnungspaket

Die folgenden Unterlagen bilden die Grundlage für Jahresabrechnung, Einzelabrechnungen, Wirtschaftsplan und Vermögensbericht. Je vollständiger und besser lesbar sie vorliegen, desto gezielter kann die Unterlagenlage eingeordnet werden. Wie die Angaben später in einer fertigen Abrechnung zusammenwirken, zeigt der Ratgeber Jahresabrechnung prüfen und nachvollziehen.

WEG-Stammdaten und Eigentümerzuordnung

Diese Angaben sorgen dafür, dass Einheiten, Eigentümer, Miteigentumsanteile und mögliche Eigentümerwechsel eindeutig zugeordnet werden können. Sie bilden die Grundlage für Einzelabrechnungen und die Zuordnung geleisteter Vorschüsse.

  • vollständige Bezeichnung und Anschrift der WEG
  • Übersicht aller Wohnungs- und Teileigentumseinheiten
  • Miteigentumsanteile
  • Abrechnungszeitraum
  • Eigentümerwechsel im Abrechnungsjahr
  • aktuelle Eigentümerzuordnung je Einheit, soweit erforderlich
Ergänzende Unterlagen und Angaben, soweit relevant
  • Wohnungs- oder Teileigentumsnummern laut Teilungserklärung
  • Wohn- oder Nutzflächen, soweit für die Kostenverteilung relevant
  • Datum des Eigentümerwechsels
  • vorhandene Angaben zu Hausgeldzahlungen oder offenen Salden im Zusammenhang mit dem Wechsel

Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Beschlüsse

Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und relevante Beschlüsse regeln häufig, wie Kosten in Ihrer WEG verteilt werden. Sie helfen dabei, die Abrechnung auf die geltenden Grundlagen der Gemeinschaft zu beziehen.

  • Teilungserklärung
  • Gemeinschaftsordnung
  • Beschlüsse zu Umlageschlüsseln
  • Beschlüsse zu abweichenden Kostenverteilungen
  • Beschlüsse zu Rücklagen
Ergänzende Unterlagen und Angaben, soweit relevant
  • Nachträge oder Ergänzungen
  • Aufteilungsplan, soweit relevant
  • Beschlüsse zu besonderen Zahlungsmodalitäten
  • Beschlüsse zu Sonderumlagen
  • Beschlüsse zu direkt zugeordneten Kosten oder baulichen Veränderungen

Kontoauszüge, Hausgeld und offene Salden

Vollständige Kontoauszüge aller WEG-Konten für den gesamten Abrechnungszeitraum. Kontoauszüge zeigen, welche Geldbewegungen tatsächlich erfolgt sind. Rechnungen und Belege helfen anschließend, den wirtschaftlichen Anlass einer Zahlung nachvollziehbar zuzuordnen.

  • vollständige Kontoauszüge aller WEG-Konten
  • Übersicht der beschlossenen Hausgeldvorschüsse
  • Übersicht der eingegangenen Hausgeldzahlungen, soweit vorhanden
  • bekannte offene Hausgeldsalden zum Stichtag, soweit vorhanden
Ergänzende Unterlagen und Angaben, soweit relevant
  • Anfangs- und Endstände zum Abrechnungszeitraum
  • Umbuchungen zwischen Giro- und Rücklagenkonto
  • Angaben zu Sonderumlagen und Zahlungseingängen
  • wesentliche sonstige Forderungen oder Verbindlichkeiten
  • Zinsen, Bankgebühren, Rückerstattungen und Gutschriften

Rechnungen, Belege und Verträge

Rechnungen, Belege und Verträge erklären, wofür die Gemeinschaft Geld ausgegeben oder erhalten hat. Sie ergänzen die Kontoauszüge um den sachlichen Hintergrund der einzelnen Buchungen.

  • Rechnungen und Zahlungsbelege des Abrechnungsjahres
  • Belege zu laufenden Kosten wie Verwaltung und Bankgebühren
  • Wartungs- und Dienstleistungsverträge
  • Versicherungsrechnungen und Versicherungsunterlagen
  • Rechnungen für Instandhaltung und Reparaturen
Ergänzende Unterlagen und Angaben, soweit relevant
  • Nachweise zu Rückerstattungen, Gutschriften oder Erstattungen
  • Unterlagen zu Einnahmen der WEG, soweit vorhanden
  • Verträge oder Vereinbarungen zu einzelnen Kostenpositionen
  • Unterlagen zu größeren Maßnahmen

Verteilerschlüssel und besondere Kostenverteilungen

Verteilerschlüssel bestimmen, wie Kosten auf einzelne Einheiten verteilt werden. Entscheidend ist nicht nur, welcher Schlüssel genannt wird. Relevant ist auch, für welche Kostenposition er gilt und aus welcher Unterlage sich die Verteilung ergibt. Der Ratgeber Wie Verteilerschlüssel in der Einzelabrechnung wirken zeigt den Zusammenhang am einzelnen Kostenanteil.

  • Miteigentumsanteile
  • Wohn- oder Nutzflächen, soweit relevant
  • Verteilung nach Einheiten
  • vereinbarte oder beschlossene Sonderverteilungen
Ergänzende Unterlagen und Angaben, soweit relevant
  • Verbrauchswerte, soweit relevant
  • Kostenverteilung bei baulichen Veränderungen
  • Hinweise auf Änderungen gegenüber dem Vorjahr
  • direkt zugeordnete Kosten
  • besondere Schlüssel für Stellplätze, Garagen oder Teileigentum

Vorjahresunterlagen, Wirtschaftsplan, Rücklagen und Vermögensbericht

Vorjahresabrechnung, Wirtschaftsplan und frühere Rücklagenübersichten helfen nicht nur beim Vergleich. Sie können erklären, warum sich Kosten, Vorschüsse, Rücklagen oder einzelne Positionen gegenüber dem Vorjahr verändert haben. Mehr zur Planung erklärt der Ratgeber Wie der Wirtschaftsplan auf Vorjahreswerten und bekannten Entwicklungen aufbaut.

  • Vorjahresabrechnung
  • Wirtschaftsplan des abgelaufenen Abrechnungsjahres
  • bisheriger Vermögensbericht, soweit vorhanden
  • Übersicht der Rücklagen zu Beginn und Ende des Abrechnungsjahres
  • Bewegungen der Erhaltungsrücklage und weiterer Rücklagen
Ergänzende Unterlagen und Angaben, soweit relevant
  • Vorjahres-Einzelabrechnungen
  • Beschluss über die Vorschüsse
  • Beschlüsse zur Rücklagenzuführung oder Rücklagenentnahme
  • bekannte offene Punkte aus dem Vorjahr
  • bekannte Kostensteigerungen oder geplante Maßnahmen für den neuen Wirtschaftsplan
Soweit technisch relevant

Heizkosten und Warmwasser

Diese Unterlagen werden benötigt, wenn Heiz- oder Warmwasserkosten zentral über die WEG abgerechnet und Verbrauchswerte durch einen Messdienstleister erfasst werden.

  • Abrechnung des Messdienstleisters
  • Verbrauchswerte und Zählerstände
  • Nutzerwechsel, soweit relevant
  • Brennstoffrechnungen
  • Wartungskosten der Heizungsanlage
  • Betriebsstrom der Heizung
  • Ableseprotokolle, soweit vorhanden
Praktische Vorbereitung

Unterlagen digital vorbereiten

Eine perfekte Ablage ist nicht erforderlich. Eine einfache Struktur hilft jedoch, Unterlagen schneller einzuordnen und Rückfragen zu reduzieren.

  • Unterlagen nach Abrechnungsjahr trennen
  • Rechnungen, Beschlüsse und Verträge vollständig bereitstellen
  • Kontoauszüge möglichst chronologisch ablegen
  • keine Unterlagen vorsorglich übermitteln, die für die Abrechnung nicht erforderlich sind
  • doppelte Dateien nach Möglichkeit vermeiden
  • schlecht lesbare Scans nach Möglichkeit ersetzen
  • gemischte Abrechnungsjahre kennzeichnen
  • sensible Eigentümer- und Zahlungsdaten nur über den vereinbarten digitalen Zugang bereitstellen
So funktioniert die digitale Zusammenarbeit
Unterlagenlage klären

Was passiert bei fehlenden oder ungeordneten Unterlagen?

Nicht jede selbstverwaltete WEG verfügt über eine vollständig sortierte Ablage. Entscheidend ist, welche Unterlagen vorhanden sind, welche Informationen fehlen und ob zusätzlicher Aufbereitungsaufwand entsteht.

  1. 1

    Vorhandene Unterlagen einordnen

    Teilen Sie uns mit, welche Unterlagen vorliegen, für welches Abrechnungsjahr sie gelten und welche Lücken bereits bekannt sind.

  2. 2

    Unterlagenlage abstimmen

    Umfang, Unterlagenlage und möglicher Zusatzaufwand werden vorab transparent abgestimmt.

  3. 3

    Offene Punkte gezielt klären

    Fehlende oder widersprüchliche Informationen werden konkret benannt. So kann die WEG gezielt nachreichen oder Rückfragen intern klären.

Was diese Checkliste leistet – und was nicht

Die Checkliste hilft bei der Vorbereitung einer strukturierten Unterlagenübergabe. WEG Zahlenwerk erstellt Abrechnungsunterlagen auf Basis der bereitgestellten Informationen.

Nicht übernommen werden laufende Verwaltung, Kontoführung, Zahlungsverkehr, Beschlussfassung sowie Rechts- oder Steuerberatung.

Im Abrechnungspaket enthalten

  • Jahresabrechnung
  • Einzelabrechnungen
  • Wirtschaftsplan
  • Vermögensbericht
  • Plausibilitätscheck
  • schriftliche Kurz-Erläuterung
  • eine Korrekturschleife
  • strukturiertes PDF-Ergebnis-Paket

Unterlagenlage einordnen

Teilen Sie uns Einheitenzahl, Abrechnungsjahr und den aktuellen Stand Ihrer Unterlagen mit. Umfang, Unterlagenlage und möglicher Zusatzaufwand werden vorab transparent abgestimmt.

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FAQ

Häufige Fragen zur Unterlagen-Checkliste

Typischerweise benötigt werden Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung, relevante Beschlüsse, vollständige Kontoauszüge, Rechnungen und Belege des Abrechnungsjahres sowie Angaben zu Hausgeldvorschüssen, Verteilerschlüsseln und Rücklagen. Je nach WEG können weitere Unterlagen erforderlich sein.
Nein. Kontoauszüge zeigen die Geldbewegungen der Gemeinschaft. Für die sachliche Zuordnung werden zusätzlich Rechnungen, Verträge, Belege oder andere Nachweise benötigt. Kontoauszüge und Kontoumsätze können in der Regel als PDF- oder CSV-Datei aus dem Online-Banking exportiert und nach Abstimmung über den vereinbarten digitalen Zugang bereitgestellt werden.
Häufig ja. Sie enthalten wichtige Grundlagen zur Zuordnung von Einheiten, Miteigentumsanteilen, Kostenverteilungen und möglichen Sonderregelungen.
Wichtig sind das Datum des Eigentümerwechsels, die betroffene Einheit sowie vorhandene Angaben zu Vorschüssen, Zahlungen, offenen Salden und besonderen Vereinbarungen.
Der für das Abrechnungsjahr geltende Wirtschaftsplan zeigt, welche Einnahmen, Ausgaben, Rücklagenzuführungen und Vorschüsse geplant waren. Er hilft dabei, Abweichungen zwischen Planung und tatsächlichen Werten nachvollziehbar einzuordnen.
Relevant sind insbesondere Kontostände zum Stichtag, Rücklagenstände und wesentliche Vermögenspositionen der Gemeinschaft. Soweit vorhanden und wesentlich, können außerdem Angaben zu offenen Forderungen, Darlehen oder Versicherungsansprüchen erforderlich sein.
Fehlende oder ungeordnete Unterlagen werden zunächst nach Umfang und Bedeutung eingeordnet. Offene Punkte werden gezielt benannt; zusätzlicher Aufbereitungsaufwand wird vorab transparent abgestimmt.
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