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Einfach und digital

So funktioniert die Beauftragung von WEG Zahlenwerk

Der Ablauf ist klar und digital: Sie stellen Ihre Unterlagen bereit, wir strukturieren und plausibilisieren die Daten und erstellen daraus Ihr vereinbartes Abrechnungspaket.

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Der Ablauf

Von der Anfrage zum Abrechnungspaket

In drei Schritten zur strukturierten Zusammenarbeit – von der Anfrage über die Unterlagenübergabe bis zur digitalen Bereitstellung.

  1. Anfrage und Unterlagen bereitstellen

    Teilen Sie uns Einheitenzahl und Abrechnungsjahr mit. Auf dieser Grundlage stimmen wir den vorgesehenen Leistungsumfang für Ihr Abrechnungspaket mit Ihnen ab.

    Nach der Beauftragung stellen Sie die Unterlagen über den vereinbarten digitalen Zugang bereit. Welche Dokumente benötigt werden, richtet sich nach Ausgangslage und Abrechnungsjahr.

    Hinweis zur Unterlagenlage

    Vollständige, digitale und gut lesbare Unterlagen erleichtern die Bearbeitung. Papierkopien digitalisieren wir nur nach vorheriger Abstimmung. Wenn Sie später weitere oder korrigierte Unterlagen einreichen und wir die Abrechnung deshalb erneut korrigieren müssen, stimmen wir die zusätzliche Korrekturschleife vorher mit Ihnen ab. Originaldokumente werden nicht angenommen.

  2. Sichtung, Aufbereitung und Klärung

    Wir sichten die bereitgestellten Unterlagen, strukturieren die Daten und plausibilisieren Kosten, Zahlungen sowie Rücklagen. Die bereitgestellten Verteilerschlüssel bilden die Grundlage der Aufbereitung.

    Erkennbare Klärungspunkte stimmen wir gezielt mit Ihnen ab, bevor die Unterlagen final aufbereitet werden.

  3. Abrechnungspaket erhalten

    Sie erhalten das vereinbarte Abrechnungspaket als geordnetes PDF-Ergebnis-Paket zur internen Prüfung und weiteren Vorbereitung.

    Es umfasst Jahresabrechnung, Einzelabrechnungen, Wirtschaftsplan und Vermögensbericht. Eine schriftliche Kurz-Erläuterung und eine Korrekturschleife sind ebenfalls enthalten.

Unterlagen-Checkliste

Was Sie uns bereitstellen

Diese Unterlagen helfen uns, Ihr Abrechnungspaket strukturiert vorzubereiten. Welche Informationen im Einzelfall zusätzlich erforderlich sind, klären wir mit Ihnen.

Konten, Belege und Rücklagen

Zahlungsflüsse und Belege des Abrechnungsjahres
  • Kontoauszüge des WEG-Kontos (Hausgeldkonto)
  • Kontoauszüge der Instandhaltungsrücklage
  • Alle Rechnungen und Belege des Jahres
  • Vorliegender Wirtschaftsplan des Jahres
  • Anfangs- und Endkontostände

Eigentümer, Einheiten und Verteilung

Stammdaten und Verteilungsgrundlagen
  • Eigentümerliste (Name, Einheit, Miteigentumsanteil)
  • Aufteilungsplan oder Teilungserklärung
  • Beschlossene Verteilungsschlüssel
  • Hausgeldvorschüsse je Eigentümer
  • Änderungen (Eigentümerwechsel, neue Beschlüsse)

Verbrauchs- und Abrechnungsdaten

Je nach Objekt und Abrechnungsjahr
  • Heizkostenabrechnungen
  • Wasserabrechnungen und Zählerstände
  • Nebenkostenabrechnungen Dritter
  • Betriebskostennachweise
  • Messdienstberichte

Ergänzende Unterlagen

Soweit vorhanden oder relevant
  • Vorjahresabrechnung
  • Protokoll der letzten Eigentümerversammlung
  • Beschlusssammlung oder Beschlussbuch
  • Sondernutzungsregelungen
  • Aktuelle Hausgeldabrechnungen Dritter

Unsicher bei einzelnen Unterlagen?Teilen Sie uns mit, welche Unterlagen bereits vorliegen. Den konkreten Bedarf stimmen wir vor Beginn der Bearbeitung mit Ihnen ab.

Das Abrechnungspaket

Was Sie am Ende erhalten

Sie erhalten die vier Kernbestandteile Ihrer WEG-Abrechnung als geordnetes PDF-Ergebnis-Paket.

WEG-Jahresabrechnung

Gesamtsicht der Einnahmen und Ausgaben des Abrechnungsjahres auf Basis der bereitgestellten Unterlagen.

Einzelabrechnungen je Einheit

Kostenanteile, Vorschüsse und Salden je Einheit auf Grundlage der bereitgestellten Verteilerschlüssel.

Wirtschaftsplan für das Folgejahr

Planung der voraussichtlichen Einnahmen, Ausgaben und Vorschüsse für das kommende Wirtschaftsjahr.

Vermögensbericht

Überblick zu Konten, Erhaltungsrücklage und Vermögensstand auf Basis der bereitgestellten Unterlagen.

Außerdem im Paket enthalten

  • Plausibilitätscheck
  • Schriftliche Kurz-Erläuterung
  • Eine Korrekturschleife
  • Bereitstellung als PDF-Ergebnis-Paket
FAQ

Häufige Fragen zum Ablauf

Nach der Beauftragung stimmen wir mit Ihnen den digitalen Zugang und die benötigten Unterlagen ab. Welche Dokumente erforderlich sind, richtet sich nach Ausgangslage, Abrechnungsjahr und Umfang Ihres Abrechnungspakets.
Nach der ersten Einschätzung teilen wir Ihnen mit, welche Unterlagen oder Angaben noch fehlen. Sie können fehlende Unterlagen nachreichen. Muss die Abrechnung deshalb später erneut korrigiert werden, stimmen wir die zusätzliche Korrekturschleife und den Preis vorher mit Ihnen ab. Papierkopien nehmen wir nur nach vorheriger Abstimmung entgegen. Originalunterlagen können wir nicht annehmen.
Wie schnell wir Ihre Abrechnung erstellen können, hängt von der Unterlagenlage, dem Digitalisierungsgrad, der Anzahl der Einheiten und möglichen Klärungsbedarfen ab. Sobald alle Unterlagen vollständig vorliegen und offene Fragen geklärt sind, beträgt die Bearbeitungszeit in der Regel maximal vier Wochen. Abweichende Termine können wir schriftlich vereinbaren.
Nein. WEG Zahlenwerk erstellt das Abrechnungspaket ohne Verwalterrolle oder Außenvertretung. Die Vorstellung, Beschlussfassung und weitere operative Umsetzung bleiben bei der WEG oder der zuständigen Hausverwaltung.
Ja, auch vergangene Abrechnungsjahre können angefragt werden. Wir prüfen anhand der vorhandenen Unterlagen und Beschlüsse, ob wir die Abrechnung erstellen können und welche Angaben noch fehlen. Bei mehreren zurückliegenden Jahren oder größeren Lücken erhalten Sie vor Beginn ein individuelles Festpreisangebot.
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Wir erstellen ein klares Angebot für Ihr Abrechnungspaket.

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