Datenschutzerklärung

WEG Zahlenwerk
Stand: Juli 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

WEG Zahlenwerk
Inhaberin: Mihaela Graetz
Heulandhagen 1
21035 Hamburg
Deutschland

E-Mail: info@weg-zahlenwerk.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).

Personenbezogene Daten verarbeiten wir nur, soweit dies für die Bereitstellung dieser Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Vertragsanbahnung und Vertragsabwicklung, die Erbringung unserer Leistungen, die technische Sicherheit oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Auftraggeber und Nutzer werden gebeten, uns nur solche Unterlagen und personenbezogenen Daten zu übermitteln, die für die jeweilige Anfrage, Vertragsanbahnung oder Beauftragung erforderlich sind.

3. Hosting und technische Bereitstellung der Website

Diese Website einschließlich der serverseitigen Eingangsschicht für die Formulare wird auf einem virtuellen Server (VPS) bei Hostinger betrieben. Der im Kundenkonto ausgewiesene Serverstandort des derzeit eingesetzten VPS ist Frankfurt, Deutschland.

Im Rahmen des Hostings werden personenbezogene Daten verarbeitet, die beim Aufruf der Website technisch erforderlich sind. Dazu können insbesondere folgende Daten gehören:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Datei
• übertragene Datenmenge
• Referrer-URL
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• HTTP-Statuscode
• sonstige technische Protokolldaten

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und funktionsfähigen Bereitstellung unserer Website sowie in der Abwehr und Aufklärung von Missbrauchs- oder Sicherheitsvorfällen.

Hostinger verarbeitet die beim Hosting anfallenden personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter. Für die VPS-Dienste gilt der von Hostinger bereitgestellte Data Processing Addendum als Ergänzung der Vertragsbedingungen.

4. Server-Logfiles

Beim Besuch dieser Website werden durch den Server automatisch sogenannte Server-Logfiles erfasst. Diese Daten dienen insbesondere der technischen Bereitstellung, der Fehleranalyse, der Systemsicherheit sowie der Abwehr von Angriffen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb der Website.

Technische Server- und Containerprotokolle werden größenbegrenzt rotierend gespeichert. Ältere Einträge werden beim Erreichen der festgelegten Speichergrenzen überschrieben. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, soweit dies zur Missbrauchsaufklärung, Störungsbeseitigung oder Beweissicherung erforderlich ist.

5. Cookies und vergleichbare technische Speicherungen

Diese Website verwendet nach aktuellem Stand keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies.

Soweit technisch erforderlich, können Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien eingesetzt werden, die für den sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website notwendig sind, etwa für Formularfunktionen, Sicherheitsmechanismen oder Sitzungsverwaltung.

Soweit ein Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät oder eine Speicherung dort ausschließlich technisch erforderlich ist, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sollten künftig Analyse-, Marketing- oder Tracking-Technologien eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach Maßgabe der gesetzlichen Anforderungen, insbesondere nach Einholung einer erforderlichen Einwilligung.

6. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular

Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer, sofern angegeben
• Inhalt Ihrer Nachricht
• Angaben zur WEG oder zum Objekt
• sonstige freiwillig gemachte Angaben

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags oder auf vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung von Kontaktanfragen und der geschäftlichen Kommunikation.

Pflichtangaben in Formularen sind als solche gekennzeichnet. Ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht oder nicht vollständig bearbeiten.

Die Formularangaben werden über eine geschützte serverseitige Eingangsschicht an eine selbst gehostete n8n-Instanz auf dem Hostinger-VPS übermittelt, dort technisch geprüft und anschließend über Microsoft 365 an das für den jeweiligen Formulartyp vorgesehene interne Postfach zugestellt.

Erfolgreiche und fehlgeschlagene Produktionsausführungen speichern keine Formulardaten in der n8n-Ausführungshistorie. Das technische Protokoll wird auf Zeitpunkt, Formulartyp, Anfrage-ID und Erfolg beziehungsweise Fehler beschränkt. Die zugestellte Nachricht wird im jeweiligen Microsoft-365-Postfach nach den unten beschriebenen Löschregeln verarbeitet.

7. Kommunikation, Datenupload und interne Dokumentenverwaltung

Für E-Mail-Kommunikation und interne Bearbeitungsprozesse nutzen wir insbesondere Microsoft 365. Die öffentlich erreichbaren Kontakt- und Anfrageformulare enthalten keinen Datei-Upload.

Unterlagen benötigen wir erst nach einer ersten Prüfung der Anfrage. Falls Dokumente erforderlich sind, stellen wir für den jeweiligen Kunden einen individuellen geschützten Datei-Anforderungslink bereit. Für diesen späteren Unterlagenaustausch ist Microsoft SharePoint vorgesehen. Der jeweilige Link wird nach Eingang der Unterlagen geschlossen beziehungsweise gelöscht.

Wenn Sie uns Unterlagen, Nachrichten oder sonstige Informationen übermitteln oder wenn wir im Rahmen einer Anfrage oder Beauftragung mit Ihnen kommunizieren, können personenbezogene Daten über diese Systeme verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die Vertragsanbahnung oder Vertragserfüllung erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten betroffen sind, und im Übrigen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer geordneten, sicheren und effizienten Kommunikation sowie Dokumentenverwaltung.

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung oder vergleichbare datenschutzrechtliche Vereinbarungen.

7.1 Verarbeitung abgestimmter Papierkopien

Wenn ausdrücklich vereinbart, digitalisieren wir postalisch übersandte Papierkopien. Originaldokumente nehmen wir nicht regulär an; sie verbleiben bei der WEG beziehungsweise beim Auftraggeber.

Wir protokollieren Eingangszustand, Dokumentgruppen und Seitenzahl, bewahren die Kopien bis zur Digitalisierungsbestätigung zugriffsgeschützt auf und stellen dem Auftraggeber die digitalisierten Dateien oder eine Inhaltsübersicht zur Prüfung bereit.

Nach der ausdrücklichen Bestätigung von Vollständigkeit und Lesbarkeit werden die Papierkopien grundsätzlich innerhalb von etwa fünf Arbeitstagen sicher vernichtet. Eine Rücksendung oder dauerhafte Archivierung ist nicht vorgesehen. Irrtümlich übersandte Originale werden gesondert gesichert; der weitere Umgang wird mit dem Auftraggeber abgestimmt.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir die Unterlagen als Auftragsverarbeiter verarbeiten, gelten ergänzend der Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die dokumentierten Weisungen des Verantwortlichen.

8. Einsatz interner Automatisierungswerkzeuge

Zur strukturierten und teilautomatisierten Verarbeitung von Anfragen, Unterlagen und Arbeitsschritten setzen wir interne Automatisierungswerkzeuge ein. Derzeit wird insbesondere n8n selbst gehostet auf dem Hostinger-VPS betrieben. n8n dient beim Website-Formular zur technischen Prüfung, Zuordnung und Weiterleitung an Microsoft 365.

Weitere Automatisierungen können insbesondere dazu dienen, eingehende Dateien zu erfassen, Bearbeitungsstände zu verwalten, Daten zu strukturieren, interne Prüfschritte auszulösen oder Arbeitsergebnisse vorzubereiten. Vor ihrer produktiven Nutzung werden Zweck, Datenumfang, Speicherverhalten, Zugriffsrechte und Löschung festgelegt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die Vertragsanbahnung oder Vertragserfüllung erforderlich ist, sowie ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in effizienten, sicheren, nachvollziehbaren und standardisierten Arbeitsabläufen.

9. Vertragsanbahnung und Vertragsabwicklung

Wenn aus einer Anfrage ein Vertragsverhältnis entsteht oder eine Beauftragung vorbereitet bzw. durchgeführt wird, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten.

Dazu können insbesondere gehören:

• Kontaktdaten von Auftraggebern
• Kommunikationsdaten
• Objekt- und WEG-bezogene Angaben
• Vertrags- und Abrechnungsdaten
• übermittelte Unterlagen und Nachweise
• Rechnungs- und Buchhaltungsdaten
• Zahlungsinformationen
• Informationen zu Leistungen, Preisen, Fristen und Bearbeitungsständen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungs-, Buchhaltungs- oder Nachweispflichten bestehen.

10. Verarbeitung von Daten Dritter in WEG-Unterlagen und Rollenverteilung

Im Rahmen unserer Leistungen kann es erforderlich sein, dass uns Auftraggeber Unterlagen übermitteln, die auch personenbezogene Daten anderer Personen enthalten. Dies können insbesondere Daten von Eigentümern, Miteigentümern, Verwaltungsbeiräten, Bewohnern, Mietern, Dienstleistern, Handwerkern oder sonstigen Beteiligten sein.

Für Anfrage, Angebot, Vertrag, Rechnungsstellung, IT-Sicherheit und Rechtsverteidigung verarbeitet WEG Zahlenwerk personenbezogene Daten regelmäßig in eigener Verantwortlichkeit.

Soweit wir WEG-Quellunterlagen ausschließlich nach dokumentierter Weisung zur Erstellung des Abrechnungspakets verarbeiten, kann WEG Zahlenwerk Auftragsverarbeiter sein. In diesem Fall schließen die Parteien vor Beginn, soweit erforderlich, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Der Verantwortliche bleibt insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Übermittlung, die Information betroffener Personen und die Festlegung von Zweck, Umfang sowie Lösch- oder Rückgabeweisungen verantwortlich.

Bei Aufträgen durch Hausverwaltungen wird vor Beginn geklärt, ob die Hausverwaltung selbst Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter der WEG ist und ob WEG Zahlenwerk als Unterauftragsverarbeiter eingesetzt wird.

11. Empfänger und Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn dies rechtlich zulässig und für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern können insbesondere sein:

• Hostinger als Hosting- und Serverdienstleister
• Microsoft als Anbieter von Microsoft 365 für E-Mail, Office- und künftig geschützte SharePoint-Dateianforderungen
• selbst gehostete Automatisierungsdienste, derzeit n8n auf dem Hostinger-VPS
• technische IT-Dienstleister und Auftragsverarbeiter
• Zahlungs-, Buchhaltungs- und Rechnungsdienstleister
• Steuerberater, Rechtsberater oder sonstige Berater, soweit erforderlich
• öffentliche Stellen oder Behörden, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind

Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht.

12. Drittlandübermittlungen

Im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 und gegebenenfalls externen technischen Dienstleistern kann es dazu kommen, dass personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Der Hostinger-VPS selbst wird derzeit am Serverstandort Frankfurt, Deutschland, betrieben.

Soweit eine solche Übermittlung erfolgt, geschieht dies nur auf Grundlage einer zulässigen datenschutzrechtlichen Grundlage. Dies kann insbesondere sein:

• ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, etwa im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework für entsprechend zertifizierte Unternehmen,
• geeignete Garantien im Sinne von Art. 46 DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission,
• oder eine sonstige gesetzlich zulässige Grundlage.

Wir achten bei der Auswahl eingesetzter Dienstleister darauf, dass geeignete datenschutzrechtliche Vereinbarungen, Sicherheitsmaßnahmen und Übermittlungsgrundlagen bestehen.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Im Einzelnen gilt typischerweise:

• Server- und Containerprotokolle: größenbegrenzt rotierend; ältere Einträge werden bei Erreichen der festgelegten Speichergrenzen überschrieben. Bei Sicherheitsereignissen, Störungen oder Beweissicherung kann eine erforderliche längere Speicherung erfolgen.
• Allgemeine Kontaktanfragen ohne Geschäftsbezug einschließlich der entsprechenden Microsoft-365-Nachrichten: regelmäßig spätestens sechs Monate nach abschließender Bearbeitung, sofern die Nachricht nicht nachträglich einer länger aufzubewahrenden Kategorie zugeordnet wird.
• Vertrags- und Leistungsnachweise: regelmäßig drei Jahre ab Ende des Kalenderjahres nach Abschluss, soweit keine längere gesetzliche Pflicht oder ein konkreter Rechtsverteidigungsgrund greift.
• Rechnungen und Buchungsbelege: grundsätzlich acht Jahre, soweit die gesetzliche Aufbewahrungspflicht anwendbar ist.
• Angebots-, Auftrags- und Vertragskorrespondenz sowie sonstige Geschäftsbriefe: grundsätzlich sechs Jahre, soweit die handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht anwendbar ist. Hierzu können insbesondere konkrete Angebotsanfragen von WEGs und Hausverwaltungen gehören.
• WEG-Rohdaten und Zwischenstände in Auftragsverarbeitung: nach dokumentierter Weisung Rückgabe oder Löschung; als reguläres Ziel spätestens 90 Tage nach Abschluss der Leistung und Korrekturphase.
• Papierkopien: grundsätzlich innerhalb von etwa fünf Arbeitstagen nach aktiver Bestätigung der Digitalisierung.
• Eingangs- und Vernichtungsprotokolle: regelmäßig drei Jahre nach Abschluss.
• VPS-Backups: beim derzeitigen Hostinger-Tarif wöchentlich nach dem dort eingerichteten Backup-Zeitplan; ältere Sicherungen werden im Rahmen der tariflichen Rotation überschrieben. Bereits gelöschte Daten werden außer im technischen Notfall nicht gezielt wiederhergestellt.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks oder Ablauf gesetzlicher Fristen werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine weitere rechtliche Grundlage für die Speicherung besteht. Bei einem konkreten Rechtsstreit, Versicherungsfall, einer behördlichen Anforderung oder einer anderen gesetzlichen Pflicht kann die Löschung für den erforderlichen Zeitraum ausgesetzt werden.

14. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff, unberechtigter Offenlegung oder unzulässiger Veränderung zu schützen.

Dazu können insbesondere Zugriffsbeschränkungen, verschlüsselte Verbindungen, sichere Passwörter, Mehr-Faktor-Authentifizierung, regelmäßige Updates, rollenbasierte Berechtigungen und strukturierte Ablage- und Löschkonzepte gehören.

Diese Website nutzt eine SSL-/TLS-Verschlüsselung.

15. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an:
info@weg-zahlenwerk.de

16. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Wir verarbeiten die betreffenden personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

17. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde für WEG Zahlenwerk ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22
20459 Hamburg
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Website: datenschutz-hamburg.de

18. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

19. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, technische Gegebenheiten, eingesetzte Dienstleister oder unsere Datenverarbeitungen ändern.

Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.